Ar jūsų įmonėje projektų valdymas vis dar vyksta el. pašte?
Jeigu projekte dalyvauja bent trys žmonės, verta išbandyti kitokį valdymą, nei susirašinėjimą el. paštu.
El. paštas iš pradžių atrodo greitas: lengva parašyti laišką ir paspausti "Siųsti", o gavus prašymą iš vieno žmogaus, persiųsti jį kitam, tačiau po kelių laiškų greita pradžia susilėtina ir pasidaro sunku suprasti, kas vyksta:
- Kai užduotis ne viena, pasidaro sunku sekti, kas yra atlikta, o kas dar ne
- Sunku komentuoti ir sekti komentarus prie atskirų užduočių
- Laiškų persiuntimas (forward) tampa savotišku atsakomybės perkėlimu kitam žmogui
- Kuo toliau, tuo laiškas labiau auga
- Dėl laiškų gausos, galima netyčia praleisti kokį nors svarbų laišką, ir tuomet vienas žmogus nepatenkintas, kad į jo laišką nebuvo atsakytą, o kitas jaučiasi kaltas, kad nepamatė
Projektų valdymo sistema Asana
Siūlome išbandyti alternatyvą: projektų valdymo sistemą Asana.com, kurią naudoja tokios kompanijos, kaip AirBnB, NASA, The New York Times, Red Bull. Ji leidžia visiems projekto dalyviams matyti tą patį vaizdą, kartu komentuoti užduotis, žymėti jas kaip atliktas, lengvai priskirti žmonėms ir nustatyti terminus.
Mes išbandėme daug alternatyvų, tačiau liekame ištikimi Asanai jau daug metų. Pagrindiniai jos privalumai:
- Užduočių kūrimas netampa dar vienu projektų, bet vyksta iš tiesų labai greitai
- Greitas ir lengvas failų prikabinimas
- Galima turėti projektų paruoštukus su standartinėmis iš anksto numatytomis užduotimis
- Jeigu prie projekto turi prisijungti mūsų klientas, praktika rodo, kad jie greitai supranta sistemą
Vienintelis minusas: kiti komandos nariai gali iš pradžių priešintis, nes jiems reikės perprasti naują priemonę, bet iš tikrųjų tai neatims daug laiko: gal vieną ar kelias valandas, kurios vėliau atsipirks su kaupu.
